Voor medewerkers

Vacature

Dienstverlening

9 (€2517 - €3697)

28.8 - 36

30-05-2019

Adviseur (Gemeente Noordoostpolder)

Esther van DongenGemeente NoordoostpolderTelefoon0527-633911

Recordmanager

Heb je vragen dan kun je terecht bij de adviseur.


Solliciteren

Bij de gemeente Noordoostpolder zijn er verschillende stafafdelingen (clusters) voor de ondersteuning van onze primaire processen. Bij het cluster Interne Dienstverlening verzorgen we het beheer van de fysieke middelen die ons ter beschikking staan. Dit cluster bestaat uit de teams Ondersteuning, Informatiebeheer en Facilitair, met in totaal ruim 50 medewerkers. Het managementteam bestaat uit een clustermanager en drie teamleiders.

In de afgelopen jaren zijn grote stappen gezet op het gebied van digitalisering van werkprocessen, gegevensgebruik en documentaire informatie. Deze ontwikkeling willen we in de komende jaren graag voortzetten.
Het team Informatiebeheer speelt daarbij een belangrijke rol. Daarom willen we dit team graag structureel uitbreiden met een tweede

RECORDMANAGER

voor 28,8 tot 36 uur per week (80-100%)

Voor alle medewerkers van het cluster Interne Dienstverlening geldt dat een klantgerichte en dienstverlenende instelling nodig is om onze interne klanten optimaal ondersteuning te kunnen bieden bij de uitvoering van hun taken. Verder vinden we het belangrijk dat je ontwikkelingsgericht bent en flexibel mee kunt bewegen als de situatie dat vraagt.

Dit is het team
Het team kent een drietal taakvelden, te weten: Documentaire Informatie Voorziening (DIV), Functioneel Beheer (FB) en Informatie- en Communicatie Technologie (ICT). Daarnaast beschikt het team over een adviseur voor project- en procesondersteuning. Voor dit team zoeken wij een tweede recordmanager, die zich ook bezig gaat houden met het verder ontwikkelen en uitvoeren van een efficiënt digitaal documentatiebeleid en het voorbereiden van verdere hervormingen. Met de komst van een nieuwe collega ontstaat de situatie met een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van onze digitale archieven en het beheer daarvan. Op basis van kennis, ervaring en affiniteit zal in het werk een verdeling van werkzaamheden worden afgesproken.

Dit ga je doen
In deze functie maak je onderdeel uit van het taakveld dat zich richt op de documentaire informatie. Je werkt graag in een team en je begeleidt veranderingsprocessen op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Je vertaalt technische en vakspecifieke onderwerpen samen met jouw collega recordmanager naar begrijpelijke adviezen voor afdelingen en proceseigenaren in het primaire proces.

De recordmanager bewaakt de koppeling tussen digitalisering en het archief wettelijk kader. Het kader wordt bepaald door de Archiefwet, het Archiefbesluit, de selectielijst vernietiging archiefbescheiden, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en relevante (concern) regelgeving op het DIV-werkterrein.

Jij bent verantwoordelijk voor het opstellen van adviezen voor het management en je bent op de hoogte van de laatste (software) ontwikkelingen op het gebied van recordmanagement. Daarnaast stel je werkinstructies op betreffende procedures voor digitalisering, registratie, dossiervorming en archivering van (digitale) documenten. Jij weet als recordmanager een efficiënt documentbeheer op te zetten en te onderhouden.

Je neemt beslissingen:
• bij het controleren van de kwaliteit
• bij het archiveren van dossiers
• bij het aanspreken van behandelend medewerkers hierop
• over de inhoud van te verstrekken informatie
• bij het selecteren en vernietigen van dossiers

Dit is jouw achtergrond
Uiteraard verwachten we dat je beschikt over de kennis en kunde die nodig is om deze taken uit te voeren. Of dat je je deze snel eigen weet te maken.
Hierbij denken we aan:
• een aantoonbaar HBO werk- en denkniveau
• een afgeronde beroepsgerichte opleiding op het gebied van recordmanagement of digitaal informatiebeheer zoals LARM en/of ervaring in een soortgelijke functie
• je beschikt over praktische kennis van document management methoden
• je beschikt over kennis van relevante wet- en regelgeving
• je hebt inzicht in werkprocessen van de organisatie
• je hebt kennis van proces- en kwaliteitsmanagement
• je beschikt over vaardigheid in het gebruiken en beheren van het Document Management Systeem; kennis van Key2Zaken en Corsa is een pré
• je beschikt over goede adviesvaardigheden, communicatieve en sociale vaardigheden

Dit zijn onze verwachtingen
Van de recordmanager verwachten we dat je:
• over grenzen heen kan kijken
• beschikt over overtuigingskracht
• beschikt over doorzettingsvermogen
• een sparringpartner is
• een teamspeler is
• flexibel kunt zijn

Dit bieden we jou
Het betreft een structurele functie, die in eerste instantie op basis van een tijdelijk dienstverband wordt ingevuld. Je komt in een enthousiast en gedreven team, waarin de samenwerking en onderlinge betrokkenheid groot is. De functie is gewaardeerd in schaal 9 (maximaal € 3.805,- bruto per maand bij een volledig dienstverband).
De overige arbeidsvoorwaarden zijn conform het CAR-UWO, zoals het Individueel Keuze Budget van 17,05%. Een reiskostenvergoeding voor het woon-werk verkeer behoort tot de mogelijkheden. Daarnaast stimuleren we persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers.

Laat je gerust informeren
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Bert Hoekman, recordmanager. Hij is te bereiken op telefoonnummer 0527 - 63 33 05 tijdens kantooruren (maandag tot en met donderdag hele dag en op de vrijdag ochtend).
Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met onze adviseur HR, Hilja van der Meer. Zij is bereikbaar op telefoonnummer 06 13 32 42 91.

Zo kun je solliciteren
Is deze functie echt iets voor jou? Dan zijn wij benieuwd naar jouw sollicitatie. We ontvangen dan graag jouw motivatie met CV graag voor 31 mei 2019 via de button ‘Solliciteren’.

De sollicitatiegesprekken zijn gepland op donderdag 13 juni 2019
Een assessment maakt deel uit van de selectieprocedure.

Solliciteren